Algemene Voorwaarden: hoe voorkom je dat je eigen voorwaarden niet gelden
Je kunt nog zulke mooie algemene voorwaarden hebben, als je niet zorgt dat ze ook gelden ("van toepassing verklaard zijn" zegt de wet), dan heb je er niets aan.
Hoe zorg je dat je voorwaarden van toepassing verklaard zijn?
Timing
Belangrijk is het moment: voorwaarden moeten "voor of bij het aangaan van de overeenkomst" van toepassing verklaard zijn. Simpel gezegd: voordat de klant een overeenkomst tekent of een order geeft moet de klant zijn geïnformeerd dat de voorwaarden gelden. Wat zijn daarvoor de meest gebruikte mogelijkheden? Daarvan geef ik hierna een lijstje.
Eerst het algemene advies:
Zorg dat je op zoveel mogelijk plaatsen verwijst naar je algemene voorwaarden en zorg dat je voorwaarden makkelijk en op zoveel mogelijk plaatsen zijn te lezen of te verkrijgen.
Uitgangspunt: voorwaarden zo vindbaar mogelijk maken
Deponeer daarom je voorwaarden bij de kamer van koophandel en op je website. Zorg dat ze op de website vindbaar zijn via de homepage, en dat ze makkelijk te downloaden zijn (in PDF). Alleen zichtbaar maar niet downloadbaar, zoals we soms wel eens tegenkomen, voldoet niet aan de eisen van de wet.
Let op: dit is het begin en is niet voldoende. Je klanten/prospects moeten wel weten dat die voorwaarden bestaan en waar ze die kunnen vinden.
Dus hoe zorg je daarvoor, of in de woorden van de wet: hoe verklaar je ze van toepassing?
Manieren om de voorwaarden van toepassing te verklaren
- Ouderwets: je kunt je voorwaarden op papier bij een eerste kennismaking standaard overhandigen aan de potentiële klant. Nadeel: geen bewijs dat je het hebt gedaan en dus ook niet dat de klant ze heeft ontvangen.
- Ook ouderwets: afdrukken op de achterzijde van je briefpapier. Op de voorzijde moet je dan wel nadrukkelijk verwijzen naar de voorwaarden op de achterzijde.
- Veel gebruikt: meesturen met de offerte. Werkt goed, mits je in je offerte goed en met de juiste tekst verwijst naar de bijgesloten algemene voorwaarden. We komen vaak tegen dat die verwijzing (veel) beter kan.
- De veiligste oplossing: een keer instellen en dan standaard de voorwaarden meezenden bij al je email, en dus ook standaard meezenden bij iedere offerte die je per mail uitbrengt. Ook kleine informele mailtjes met kleine opdrachtjes zijn dan gedekt door de voorwaarden. Misschien is dat wat topzwaar voor iedere mail.
- De een na veiligste oplossing: neem in je “handtekening” of “disclaimer” onder aan je email een verwijzing naar je algemene voorwaarden op, met een link naar je website waar ze zijn te vinden en een verwijzing naar het registratienummer bij de kamer van koophandel waar ze zijn gedeponeerd.
- Voor bestaande klanten: Als je twijfelt of je voorwaarden wel voor je bestaande klanten gelden, kunt je ze die voorwaarden eenmalig toesturen. Dat is ook verstandig om te doen als je je voorwaarden (op belangrijke punten) wijzigt.
4. Wat als je klant ook voorwaarden hanteert?
Hoofdregel: de algemene voorwaarden die het eerst van toepassing zijn verklaard op de overeenkomst, die gelden. Dit geldt niet als ze voor het sluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk door de wederpartij worden afgewezen. Een afwijzing van andermans voorwaarden standaard opnemen in de eigen algemene voorwaarden is niet voldoende.
Wees alert als je contractspartij naar zijn algemene voorwaarden verwijst. Geef aan dat de voorwaarden (of delen ervan) niet acceptabel zijn en nodig de wederpartij uit om hierover verder te onderhandelen. Als je elkaars voorwaarden afwijst, dan zijn beide algemene voorwaarden niet van toepassing en moet je verder onderhandelen over de voorwaarden.
5. Algemene Voorwaarden & Telefonisch zakendoen
Voor een telefonisch gesloten overeenkomst geldt een uitzondering. Je moet in dat geval de andere partij dan voor het sluiten van de overeenkomst melden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat deze op verzoek kosteloos worden toegezonden of via de website te raadplegen zijn. Je voelt het al aan: tenzij je het telefoongesprek opneemt kun je heel moeilijk bewijzen dat dit goed is gegaan. Wie schrijft die blijft: stuur dus een schriftelijke bevestiging, altijd.
Related Articles
Mijn algemene voorwaarden worden afgewezen door mijn klant. Hoe voorkom ik dat?
Jouw vraag Je vraagt je af of jouw klant jouw voorwaarden van de hand kan wijzen door aan te geven dat: '(Leveranciers)voorwaarden uitdrukkelijk van de hand worden gewezen'. Ons antwoord Ja, dat kan. Onze toelichting In de praktijk gaat het vaak zo: ...Onze leverancier beroept zich ineens op zijn algemene voorwaarden, kan dat zomaar?
Je vraag Jullie standbouwer is op jullie uitnodiging langs geweest en na een gesprek heeft hij op zich genomen om een ontwerp voor jullie te maken. Daarna heeft hij een offerte gestuurd. Jullie hebben hem aangegeven dat jullie ook elders een ...Deponeren van algemene voorwaarden
Waarom? Deponeren van algemene voorwaarden is handig om meerdere redenen. Wanneer je jouw voorwaarden niet aan je klant kunt overhandigen, bijvoorbeeld in het geval van telefonische verkoop. Op die manier kan je klant ze toch opvragen en inzien. ...Instemmen met algemene voorwaarden: is één keer genoeg voor toekomstige bestellingen/opdrachten?
Jouw situatie Je bent een bedrijf begonnen en wilt dat je klanten instemmen met jouw algemene voorwaarden. Op deze manier wil je er zeker van zijn dat de voorwaarden gelden voor toekomstige orders, zodat je niet elke keer de klant daarmee hoeft te ...Een consument stelt ons aansprakelijk. Is een beroep op onze algemene voorwaarden mogelijk?
Jouw vraag Wij worden aansprakelijk gehouden voor toegebrachte schade door uitvoering van werkzaamheden. Wij hebben de aansprakelijkheid voor schade uitgesloten in onze algemene voorwaarden . Kunnen wij nu de aansprakelijkheid afwijzen met een beroep ...