We krijgen regelmatig de vraag of de dossierkosten van € 85,- ex btw voor het opstarten van een incassodossier ook bij de debiteur kunnen worden verhaald.
Het antwoord op die vraag is niet direct ja of nee. In dit artikel leggen we uit hoe het zit.
Waarom betaal ik dossierkosten?
De dossierkosten zijn bedoeld om onze administratieve kosten voor de opstart van het dossier, onderzoek naar de debiteur en verhaalbaarheid van de vordering te bepalen.
Kunnen dossierkosten op debiteur worden verhaald?
De dossierkosten kunnen meestal alleen op de debiteur worden verhaald als dat ook contractueel is afgesproken. De wet biedt daar geen directe mogelijkheid voor.
Wettelijk
De wet biedt alleen de mogelijkheid om wettelijke handelsrente (nu 8%) en buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel bij de debiteur in rekening te brengen. De hoogte van de wettelijke incassokosten zijn afhankelijk van de hoogte van de vordering. Administratieve kosten vallen niet onder de wettelijke incassokosten. Dossierkosten zijn een voorbeeld van administratieve kosten, net zoals kosten voor aanmaningen of betalingsherinneringen. Die kosten maken volgens de wet geen deel uit van jouw vordering op de debiteur.
Contractueel
De dossierkosten kunnen alleen op de debiteur worden verhaald als in de overeenkomst met de debiteur of in jouw algemene voorwaarden een clausule staat dat alle (werkelijk) gemaakte (buiten)gerechtelijke kosten kunnen worden verhaald als een factuur niet binnen de termijn wordt betaald.
Hoe kan ik dit zelf goed regelen?
Je kunt in je algemene voorwaarden opnemen dat jullie een vertragingsrente rekenen van bijvoorbeeld 1 % of 1,25% per maand. Dat is 12% of 15% op jaarbasis. De wettelijke handelsrente is momenteel vastgesteld op 8% op jaarbasis. Daar mag je contractueel van af wijken als je zaken doet met een ander bedrijf. Naar een consument toe moet je de wettelijke consumentenrente rekenen. Die is nu 2%.
Ook kun je een minimum bedrag en/of percentage aan incassokosten rekenen als een factuur niet op tijd wordt betaald. Een passend minimum bedrag om je kosten te dekken is bijvoorbeeld 350 euro.
Als je dit allemaal in je algemene voorwaarden hebt staan, moet je er ook voor zorgen dat ze gelden naar je klanten. Daar gaat het regelmatig mis. Zorg er voor dat je algemene voorwaarden altijd worden toegestuurd aan je klant voor of op het moment dat je een overeenkomst sluit. Meesturen bij de factuur is te laat.
Onze tip: laat iedereen binnen jouw bedrijf in de e-mail handtekening opnemen dat de algemene voorwaarden op al je offertes, overeenkomsten en dienstverlening van toepassing zijn en plaats daar een hyperlink naar de voorwaarden bij.
Wat doen jullie er aan?
We proberen vanzelfsprekend zo veel mogelijk kosten te verhalen op de debiteur. Of we de dossierkosten ook in rekening kunnen brengen bij de debiteur is dus afhankelijk van hoe dat tussen jullie is afgesproken. Maar ook dan lukt dit niet altijd. Het kan zijn dat een rechter de vordering van de dossierkosten niet toewijst of dat er wordt onderhandeld.
Heb je vragen of wil je je algemene voorwaarden laten aanpassen?
Neem dan contact op met Het Team Juridische Zaken via de Helpdesk. We denken altijd graag met je mee!